ค ม อการใช งานโปรแกรม Microsoft Excel เพ อการจ ดทารายงาน (Pivot Table) สาหร บผ ใช งาน

Transcription

1 ค ม อการใช งานโปรแกรม Microsoft Excel เพ อการจ ดทารายงาน (Pivot Table) สาหร บผ ใช งาน

2 สารบ ญ การใช งานโปรแกรม Microsoft Excel เพ อการจ ดทารายงาน (Pivot Table) 2 1.ทาความร จ กก บการทางานของ Pivot Table 2 2.การเตร ยมข อม ลเพ อการว เคราะห และสร ปผล 2 3.การสร างและการแก ไข Pivot Table 3 4.การเล อกและการจ ดการ Field List 5 5.การเปล ยนแปลงสร ปข อม ลใน PivotTable 6 6.การกรอง(Filter) และการจ ดกล มข อม ล 7 7.การใส Slicer 9 8.การคานวณ (Calculate Field ) 11 9.เล อกเปล ยนการคานวณผลรวมของผ บรรจ งานในประเทศ การคานวณหา % of Grand Total การเปล ยนการแสดงผลข อม ล การคานวณหา Ranking การใช งาน Pivot Table Design Pivot Chart 18 หน า 1

3 การใช งานโปรแกรม Microsoft Excel เพ อการจ ดทารายงาน (Pivot Table) 1.ทาความร จ กก บการทางานของ Pivot Table Pivot Table เป นเคร องม อท ทรงพล งมาก ๆ ของ Microsoft Excel ใช ส าหร บสร ปผลข อม ลจ านวนมาก ๆ ในร ปแบบของตาราง และร ปแบบกราฟ (Pivot Chart) Pivot Table จะถ กสร างจากข อม ลใน Worksheet หร อ Range ท ม ข อม ลต องการจะใช สร ปผล เรา สามารถนาเอาห วข อในแต ละคอล มน มาใส ใน Pivot Table เพ อใช สร ปผลโดย จะม ด วยก น 4 ส วนท เราจะต องลาก เอาข อม ลมาวางเพ อสร ปผล 1. Row Label = ใช สร ปข อม ลท ห วของตารางทางด านซ าย 2. Column Label = ใช สร ปข อม ลท ห วของตารางทางด านบน 3. Values = สร ปผลของข อม ลท ต องการ โดยจะต องก าหนดว าจะใช ส ตรใด SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT เป นต น 4. Filter = ใช กาหนดว าจะใช คอล มน ใดเพ อใช กรองข อม ล โดยการแสดงผลจะเป น Drop down list เพ อให เล อกว าเราจะกรองข อม ลใด เคร องม อท จะช วยเสร มความเก งกาจของ Pivot Table ก ค อ Pivot Chart = การน าเอาข อม ลท สร ปผลมาน าเสนอในร ปแบบของกราฟ เพ อให ด ได ง าย อาจจะเป น กราฟแท ง เส น หร อวงกลม ก ได โดยจะล งค ก บข อม ลด บน น ๆ โดยหากม ข อม ลการขายมาเพ มเราก สามารถทาการ Refresh เพ อสร ปผลท Update ได ท นท Slicer = ใช สาหร บการกรองข อม ลท ต องการในแบบ interactive สามารถคล กรายการท เราต องการจะด เช นคล กท รายการส นค าท เราจะด ยอดขาย เฉพาะส นค าน น ๆ สามารถเล อกได หลาย ๆ รายการ และ สามารถม ได หลาย ๆ Slicer Power Pivot = สาหร บใครท จะต องสร ปผลข อม ลเก นความสามารถของ Excel ท เบ องต นจะม Row ให เก บข อม ล 1,048,576 แถว 2.การเตร ยมข อม ลเพ อการว เคราะห และสร ปผล 1. ข อม ลควรเก บในร ปแบบของฐานข อม ล 2. ข อม ลท ม ปร มาณมาก ๆ 3. ข อม ลจากฐานข อม ลภายนอก (Import Data) 4. เช อมต อก บฐานข อม ลภายนอก (Get External Data) 5. ข อม ลในร ปแบบหลาย ๆ ตาราง โดยแต ล ะตารางม ร ปปบบเด ยวก น (Consolidate) หน า 2

4 3.การสร างและการแก ไข Pivot Table 1. คล กเล อกกล มข อม ล และคล กแท บ Insert > PivotTable 2. คล กเล อกตาราง หร อช วงเซลท จะนามาแสดง 3. คล กเล อกต าแหน งท จะวาง PivotTable ในเว ร กช ตเด ม หร อ วางในเว ร กช ตใหม เม อเร ยบร อยแล วคล ก ป ม OK หน า 3

5 แสดงการเล อกข อม ลเพ อการสร ปผลเบ องต น หน า 4

6 4.การเล อกและการจ ดการ Field List 1.ใช เมาท ด งช อ Field ไปย งช องตาแหน งท ต องการ ส าหร บพ นท แต ละส วนใน PivotTable ม ไว ส าหร บใส ช อฟ ลด เพ อสร างเป นตารางสร ป โดยแต ละส วนม ความหมาย ด งน 1. Report Filter (ต วกรองรายงาน) : ใส ช อฟ ลด ท ใช แยกข อม ลในตารางออกเป นกล มย อย 2. Column Labels (ป ายช อคอล มน ) : ใส ช อฟ ลด ท ใช แสดงข อม ลในแนวคอล มน ของตาราง 3. Row Labels (ป ายช อแถว) : ใส ช อฟ ลด ท ใช แสดงข อม ลในแนวแถวของตาราง 4. Values (ค า) : ใส ช อฟ ลด ท ใช หาผลการคานวณในตาราง หน า 5

7 5.การเปล ยนแปลงสร ปข อม ลใน PivotTable ทาให ได หน าจอ สร ปผลข อม ลใหม หน า 6

8 6.การกรอง(Filter) และการจ ดกล มข อม ล การกรองข อม ล โดยการเล อกสร ป ข อม ลรายจ งหว ด ร วมก บการสร ปแบบรายป 1. ด งฟ ลด จ งหว ดและเพศ มาใส ในช อง Report Filter 2. จากน นเล อก จ งหว ดและท ต องการด ข อม ล หน า 7

9 3. การใช งาน 2 Filter ร วมก น แสดงผลการทางาน หน า 8

10 7.การใส Slicer การ Insert Slicer เพ อให การแสดงผลได อย างม ประส ทธ ภาพ และกาหนดขอบเขตการแสดงผลข อม ล 1. เล อก Insert Slicer 2. เล อก ฟ ลด ป แล วกด OK หน า 9

11 3. แสดง Slicer ของป ให เราเล อกแสดงผลได 4. เล อกแต ละป เพ อแสดงผลข อม ลได หน า 10

12 8.การคานวณ (Calculate Field ) ร ปแบบการคานวณท เล อกใช ได ม ด งน - Sum (ผลรวม) หาผลรวมของกล มข อม ล - Count (น บจานวน) น บจานวนแถวในกล มข อม ล - Average (ค าเฉล ย) หาค าเฉล ยของกล มข อม ล - Max (ค ามากท ส ด) หาค าส งส ดในกล มข อม ล - Min (ค าน อยท ส ด) หาค าต าส ดในกล มข อม ล - Product (ผลค ณ) หาผลค ณในกล มข อม ล - Count Nums (น บต วเลข) น บจานวนแถวท ม ข อม ลต วเลข - StdDev (ส วนเบ ยงเบนมาตรฐาน) หาค าเบ ยงเบนมาตรฐานของกล มต วอย าง - StdDevp (ส วนเบ ยงเบนมาตรฐานของประชากร) หาค าเบ ยงเบนมาตรฐานของประชากร - Var (ค าความแปรปรวน) หาค าความแปรปรวนของกล มต วอย าง - Varp (ค าความแปรปรวนขอประชากร) หาค าความแปรปรวนของประชากร 9.เล อกเปล ยนการคานวณผลรวมของผ บรรจ งานในประเทศ 1. เล อก คล กขวาท ฟ ลด Sum of จานวนผ บรรจ งานในประเทศ 2. แล วเล อก Value Field Setting 3. หร อเล อก Field Setting ในแทบเคร องม อ หน า 11

13 4. เล อก Max แล วกดป ม OK แสดงผลการทางานการคานวณค าส งส ด หน า 12

14 10.การคานวณหา % of Grand Total 1. เล อก คล กขวาท ฟ ลด Sum of จานวนผ บรรจ งานในประเทศ 2. แล วเล อก Value Field Setting 3. เล อกค า การคานวณ กล บมาท Sum 4. เล อกหน าต าง Show Value As 5. เล อก % of Grand Total 6. จากน นกดป ม OK หน า 13

15 11.การเปล ยนการแสดงผลข อม ล เพ อความเหมาะสมและง ายต อการด ข อม ล เราสามารถเปล ยนการแสดงผลฟ ลด ต าง ๆ ได โดยการใช เม าท เล อกสล บฟ ลด ข นลงได จากน นปร บม มมองโดยใช Slicer 12.การคานวณหา Ranking การจ ดลาด บจ งหว ด 1. เพ มฟ ลด จ งหว ด 2. เล อก Column ท ต องการหา Ranking 3. คล กขวา แล วเล อก Value Field Setting หน า 14

16 4. เข าไปท Show Value As 5. เล อก Rank Largest to Smallest 6. ในช อง Base field ให เล อกฟ ลด จ งหว ด 7. คล กป ม OK จากน นเล อกการจ ดเร ยงข อม ล หน า 15

17 1. คล กขวาท คอล มท ต องการจ ดเร ยงข อม ล 2. เล อก จากน อยไปมาก หร อจากมากไปน อย ผลของการจ ด เร ยงข อม ลใหม หน า 16

18 13.การใช งาน Pivot Table Design 1. เล อก Pivot Table > Design 2. เล อกร ปแบบของ Report Layout 3. แสดงผล หน า 17

19 14.Pivot Chart เราสามารถสร างแผนภ ม จาก PivotTable ได โดยใช ค าส ง Pivot Chart และเล อกประเภท แผนภ ม ท ต องการ ซ งหากม การเปล ยนแปลงข อม ล แผนภ ม ท สร างไว ก จะเปล ยนแปลงตามโดยอ ตโนม ต สามารถทาได ด งน จากต วอย างข อม ล 1. คล กเล อก Pivot Chart 2. แสดงผลแผนภ ม แท งอย างง าย หน า 18

20 3.เพ อความสวยงาม เราสามารถย ายแผนภ ม ไปย ง Sheet ใหม โดยข อม ลย งม การเปล ยนแปลงตาม อ ตโนม ต คล กเล อก Move Chart คล กเล อก New Sheet จะได Sheet ใหม พร อมแผนภ ม ท สวยงามและตกแต งได ง ายข น จากการเล อกข อม ลโดยใช Slicer ทาให ได ข อม ลท จะนาไปสร างแผนภ ม ท หลากหลาย ด งน หน า 19

21 แผนภ ม แท ง แผนภ ม วงกลม หน า 20